Order

• Offerter med bild och produktinformation
• Blanda order med leverans från lager och leverantörer
• Plocklista, sammanställd orderlista på allt kunden beställt
• Restorder - bevakning av leveranstider
• Gör affärer i orderrutinen med bruttovinstkontroll

     

Ladda ner order

Fler funktioner:

• Sofistikerat offertsystem
• Flexibel prissättning
• Sammansatta leveranser på en och samma order
• "Intelligenta" plocklistor
• Optimal lagernivå
• Automatiska restorder - bevakning av leveranstider
• Heltäckande information på arbetsskärmen

Offert
Offert är ett försystem till kundorder som används för att skicka information till kunder vid förfrågningar. Genom att registrera kundförfrågningar kan offerten även användas för bevakning, samt för statistikuppgifter. När ordern godtagits, kopieras offerten in i ordersystemet. Därefter kan man välja att makulera offerten eller att spara den som underlag till en ny offert, eller som mall vid fortsatta leveranser.

Prissättning
Systemet ger utrymme för en mycket flexibel prissättning. Möjligheter finns bland annat att arbeta med kund- och branschspecifika prisavtal, kvantitetsberoende priser, samt upp till fem olika prislistor per valuta. Kampanjpris med start- och slutdatum.

Orderhantering
Om varorna inte finns i lager när kundordern registreras säger systemet ifrån. Information om vilken dag varorna kan levereras, visas då på skärmen. Användaren kan även se vad kunden köpt tidigare och till vilket pris, marginalen på det föreslagna priset, samt om det finns några kvantitetsrabatter. En och samma order kan innehålla både leveranser via lager, och direktleveranser. Beställningar till leverantören skapas automatiskt med den leveransadress som finns i kundordern. Orderbekräftelser och plocklistor kan vid behov skrivas ut direkt vid registrering av ordern.
Vid strukturhantering som exempelvis kundorderstyrd produktion kan ingående komponenter registreras i ett receptregister. I varje kundorder kan sedan denna struktur förändras till att gälla unikt i ordern. Genom att lägga till eller ta bort komponenter, byggs nya strukturer upp direkt i kundordern. Nytt kalkylpris räknas alltid fram baserat på de komponenter som valts i ordern.

Plocklistor
Plocklistor skrivs ut till lagret sorterade på lagerplats och eventuellt batchnummer med information om reserverad kvantitet. Urval kan även ske för order som ska levereras med ett visst åkeri. Vid utkörning av varor med egen bil används ett leveranskvitto som kan justeras vid hemkomst från kunden. Restorder skrivs ut separat om så önskas. Endast order med önskat leveransdatum och som kan levereras skrivs ut.

Leveransklarering
Om ordern skall göras klar för leverans eller hämtning så leveransklareras ordern efter plockningen av varor. Det går då att ange var någonstans ordern har placerats. Då kunden skall aviseras finns telefon/faxnummer utskrivet på plocklistan. När kunden ringer visas samtliga leveransklara order på skärmen.

Returer/Kreditnotor
Vid registrering av en retur/kredit visas de leveranser som gjorts i fallande datumordning. Om du väljer en av dessa sätts pris och kalkylkostnad automatiskt.

Restorder
Restorder skrivs automatiskt ut när varorna anländer. Någon pärm för att förvara restorder behövs därför inte. Möjlighet finns att ändra ordern till full leverans efter att den första leveransen skett. Detta innebär att alla resterande varor levereras vid ett enda tillfälle  - allt för att minska fraktkostnaderna.

Utleverans
Efter att ordern plockats, kvitterar lagerpersonalen leveransen och erhåller både en fraktsedel med tillhörande adresslapp, samt en följesedel som visar datering för när restnoterade varor kan levereras.

Lager

• Artikelregister med uppdatering till webbutik
• Serienummer, Variantartiklar, Strukturartiklar, Tillbehör
• Lagerplatser, Batchnummer, FIFO, Filialer
• Inventering på flera sätt, handdator, scanner, lista
• Lagerlista med valfritt datum
  
  

Ladda ner lager

Fler funktioner:

• Hantering av flera lager och butiker
• Artikelregister med statistik, flexibilitet samt koppling till leverantör
• Sofistikerad artikelhistorik som underlättar inventering

Flera lager/butiker i ett fönster
Artiklar kan finnas på flera orter, samt i butiks- tull- demo- verkstads- och kommissionslager. En särskild lagerorder används för att boka upp och leverera varor mellan dessa.

Artikelhistorik
Samtliga transaktioner som berör lagersaldot sparas i en artikelhistorik. Lagerlistan visar saldo och lagervärde för önskat datum, idag eller bakåt i tiden. Transaktioner visas med antal och typ, samt tillhörande order- fakturanummer. En artikel kan finnas på flera ställen i ett lager. Systemet visar antalet artiklar för varje lagerplats. Plocklistan hämtar varor från lämpligaste plats.

Visa lagerplatser i ett lager
Systemets artiklar kan finnas på flera orter och i många butiker. Artiklar i lager visas per lagerplats med uppgifter om antal, samt tull- demo- verkstads- och kommissionslager. Vid ett särskilt inköpstillfälle. Önskat antal av en artikel kan enkelt flyttas, lagerorder används för att boka upp och leverera varor till ny lagerplats. Dessa kan också tillfälligt spärras dem sinsemellan. Det går även att se vilka artiklar som ligger på en viss lagerplats.

Leverantörens artikeluppgifter
Till artikel kopplas bland annat följande uppgifter; leverantörens artiklenummer och benämning, inköpspris och rabatt, senaste prisändringsdag, leveranstid, enhet, förpackning, kvantitetsrabatt, produkt- och emballagevikter, kalkylkurs, marginal, samt tull- och fraktsats. Samma artikel kan ha flera leverantörer.

Inventering
Inventering av lagret kan ske rullande, vilket brukar ge en bra kontroll över lagersaldot. Genom att begära ut artiklar som inventerats längre tillbaks än exempelvis tre månader, får du en kontinuitet utan att du behöver hålla reda på vad som ska kontrolleras. Samtliga avvikelser som godkänts vid inventeringen sparas så att man kan följa dem historiskt. Dessutom finns alla övriga transaktioner som påverkat lagersaldot lagrade ända ned på komponentnivå.

Byte av artikelnummer
Behöver man byta artikelnummer på några produkter sker detta genom registrering att det nya numret. All statistik och alla inneliggande order och beställningar ändras därefter automatiskt. Det enda som finns kvar är ett register med ett ändringsdatum. Om man så önskar kan det gamla numret sparas med koppling till det nya numret i kundorder.

Utgångna artiklar
De artiklar som är utgångna markeras som spärrade. Vid order på en spärrad artikel erhålls information varför artikeln är spärrad samt hänvisning till ersättningsartikel.

Artikelgrupp
Artikelgrupp är samlingsbegreppet för artiklar. Den styr hantering av försäljningspriser, samt kopplar ihop försäljning med redovisning. I Avtalsregistret kan Artikelgrupp användas för registrering av de rabattvillkor som gäller ett visst sortiment. Statistikrapporter visar även totaler för artikelgrupper. För ytterligare uttag av artikelinformation finns en statistikkod för varje artikel.
Stora produktregister behöver ofta bra sökfunktioner. En artikelgrupp kan därför kopplas till en huvudgrupp samt en undergrupp. Dessa visas i klartext vid sökning av produkter. Vid beräkning av nya försäljningspriser används Vinstmarginal kopplat till Leverantörens priser. Upp till fem fasta prislistor kan skapas per valuta. I avtalsregistret registreras kundunika priser.

Fakturering

• Skapa faktura vid utleverans eller i rutin. Utlån av vara.
• Samlingsfaktura, Svefaktura. Exportfaktura.
• Kundens fakturakopior finns i kundregistret. Går att mejlas till kund.
• Statistik baserat på alla orderrader med datum och klockslag.
• Crystal Reports - används för att ta ut statistikrapporter.
  
  

Redovisning

• Helintegrerad med affärssystemet
• Import/export av verifikationer, kostnadsställen, antal
• Avstämningar av konton på skärmen
• Autokontering, Stående bokföringsorder
• Kontonummerbyte med historik
  
  

• Alla transaktioner genererar poster till redovisningen
• Redovisningen utmynnar i betalningsprognoser
• Kontoavstämning direkt på skärmen
• Enkel och smidig valutahantering

Kontoplan
Valfri kontoplan kan användas med kostnadsställe. Projekt och två extra internbegrepp finns som tillval. Antalsredovisning kan kopplas till konto. Verifikationer från samtliga delsystem kan också exportera verifikationer till andra system. Filer kan läsas in från exempelvis lönesystem. SIE-filer kan tas ut vid revision. Samtliga konton som skall användas i de automatiskt skapade verifikationerna läggs in via kontoregistret per verifikationstyp. Här anges också vad som skall hända vid uppdatering, om exportfiler skall skapas alternativt om verifikation inte alls skall skapas.

Budget
Budget kan registreras på valfri nivå, konto eller kontokostnadsställe. Budgetmallar kan läggas upp som fördelar ett årsbelopp. Revidering av budget kan ske när som helst under året.

Verifikationer
Samtliga verifikationer som skapats av systemet kan kompletteras före uppdatering. Datumkontroller görs så att verifikationen hamnar på rätt bokföringsår eller period. Bokföringsår och perioder kan spärras och låsas upp för att styra användningen. Med autokontering skapas fördelade transaktioner antingen direkt vid uppdatering av huvudbok eller baserat på ett månadssaldo. Stående bokföringsorder kan registreras för månadsuppdatering.

Byte av kontonummer
Efter registrering av gammalt och nytt kontonummer körs en uppdatering som sparar händelsen i en historikfil. Samtliga konton flyttas då till de nya kontonumren med tillhörande transaktioner. Detta medger en övergång till ny kontoplan när som helst under bokföringsåret.

Rapporter
Till redovisningen hör en egen rapportgenerator med "EU BAS"-rapporter som standard. Rapporter skrivs ut med en grupptotal av valda kostnadsställen. Egna rapporter kan skapas/kopieras för att passa andra kontoplaner samt övrig internrapportering.

Huvudbok
Huvudboken kan skrivas ut komplett, som kontoutdrag alternativit som saldobalans eller råbalans för valfritt antal månader. Transaktioner i huvudboken kan visas direkt på skärmen för ett konto eller en verifikation. Avstämning görs genom att markera en post som avstämd eller öppen. Växling av visning kan ske med alternativ öppna/stängda/alla poster. Vid val av ett verifikationsnummer visas hela konteringen på skärmen.

Betalningsprognos
Betalningsprognos visar in- och utbetalningar med totaler per dag, baserat på kundernas tidigare betalningssätt samt för registrerade leverantörsfakturors angivna betaldatum.

Valutahantering
Vid utskrift av kund- och leverantörsreskontralista visas både bokfört- och valutabelopp för fakturor i utländska valutor. Ett sammandrag visar sedan totaler för varje valuta med bokförda värden och beräknad kurs, som kan ge underlag för önskade kursjusteringar m.m.

Inköp

Inköp - funktioner i korthet:

• Inköpsbehov beräknat på lagersaldo och nuvarande försäljning.
• Returförslag baserat på sista returdatum för visst inköp.
• Skilda leveransdatum i samma order. Status på varje artikelrad.
• Direktleverans till storkund. Lagerskaff för kundstyrd beställning.
• Bevakningslista för önskat datum. Inleveranskontroll per leverantör.
  
  

Kundreskontra

• Kundregister med unika inställningar för varje kund
• Avtalsregister för priser och volymer även för kundkategorier
• Enkel inbetalningsrutin för fakturanummer även autoavräkning
• Påminnelser och räntefakturering. Kreditkontroll i order
• Reskontralista per datum (bakåt). Åldersanalyser
  
  

 
Ladda ner kundreskontra

Fler funktioner:

• Kundinformation med bredd och djup
• Reskontra med namn och telefonnummer
• Sofistikerad kravbearbetning

Kundregistret
Kundregistret utgör basen för flera funktioner i systemet. Här finns uppgifter om kontaktman på inköps- och ekonomiavdelningen samt betalningsvillkor, kreditgräns, leveranssätt, leveransadresser, kategori, distrikt, säljare och budget. Samtliga fakturor visas med totalt utestående saldo och förfallet belopp samt senaste inbetalnings- och kravdatum. Kundens personal kan läggas in i kontaktregistret som blir kopplade till kunden.

Kundinbetalningar
Inbetalningar registreras med fakturanummer. Kundens namn och adress visas samt ekonomikontakt med telefonnummer. Varje inbetalningsavi summeras vid registrering då flera fakturor betalas. Borttag av små restbelopp sker automatiskt. Dagstotaler visas vid registrering för att förenkla avstämningen av plus- och bankgiro. Bortbokning av hel eller del av faktura kan ske för rabatter, osäkra fordringar m.m. Hantering av tillgodohavanden sker mot kundens a conto och kontot förskott från kunder.

Påminnelse
Betalningspåminnelse skrivs med önskat intervall. Senaste kravdatum finns i kundregistret. Enstaka påminnelser för viss kund kan skrivas ut mellan varje kravtillfälle. Förfallna samt ej förfallna fakturor visas i varsin kolumn med totalt förfallet belopp. Kravtext kan läggas upp i tre nivåer. På påminnelsen anges egen kontaktperson och senaste uppdaterade betalningsdag. För att visa hur kundfordringarna fördelas i tiden finns en åldersanalys som visar de utestående fakturorna fördelade månadsvis på förfallodatum antingen per kund eller totalt.

Kundfakturor
Samtliga fakturor kan visas i ett eget fönster för respektive kund. Där visas även totalt förfallet belopp samt totalsaldo. Restbelopp, förfallodatum samt inbetalningsdatum visas på varje faktura.

Räntefakturering
I kundregistret anges om kunden skall räntefaktureras samt om avvikande räntesats används. Räntan beräknas för varje betalning med hänsyn till angivet antal respitdagar. Beräkningen sker då från förfallodagen enligt vald räntemodell. Hänsyn tas till angivet lägsta fakturabelopp. Enskild faktura kan märkas  som ej räntebärande. Förfallodatum och antal utskrivna krav kan ändras för varje faktura. På kundens konto visas räntefakturan med ett "r" efter fakturanumret.

Reskontralista

• Reskontralistan kan användas till flera uppgifter; avstämning mot huvudbok för önskad månad, kravbearbetning genom urval på antal krav och storlek på fakturabeloppet.
• Här visas kundens ekonomiansvarige med telefonnummer.
• Acontolista används för avstämning av kontot förskott från kunder. Den visar inbetalda och öppna poster per kund.
• Factoringlistan skrivs separat för kontroll med finansbolaget.
• Saldolistan visar totalen för varje kund samt för hela företaget. Den används normalt för avstämning mot redovisningen.
• Presentkortslistan ger även den en avstämning mot redovisningen. Den visar ej inlösta presentkort samt tillgodokvitton för valt datum.

Leverantörsreskontra

• Fler leverantörer per artikel med priser och datanummer med mera
• Fakturaregistreing med inleveranskontroll av artiklar
• Kontering föreslås för varje leverantör. Kan ankomstregistreras
• Utbetalningsförslag med datafil till internetbetalningar
• Utlandsbetalningar med datafil mot de flesta affärsbankern
  
  

• Hantering av alla slags betalningar via Internet
• Utbetalningskontroll - digital attest
• Kreditnotor medföljer automatiskt vid utbetalning

Leverantörsregistret
Leverantörsregistret används vid inköp av varor och tjänster samt vid registrering och betalning av fakturor. Betalnings- och leveransvillkor, leveranssätt, kund- och företagsnummer, plus- och bankgironummer, uppgifter för utlandsbetalningar samt budget kan registreras. Fakturor, både obetalda och betalda visas med totalt utestående saldo samt förfallet belopp. Leverantörens kontaktpersoner kan registreras med adresser och telefonnummer.

Registering av fakturor
Vid registrering söker man på namn och kundnummer, samt plusgiro- och bankgironummer. Förfallodatum och betalningsdatum föreslås enligt betalningsvillkoret. Dubbletter kan inte registreras. Det krävs attest för att en faktura skall kunna betalas. Valutahantering med bokföringskurs.

Kontering
Kontering av leverantörsskulden samt moms bokförs automatiskt. Det kostnadskonto som lagts in på leverantören föreslås tillsammans med restbeloppet. Fördelning av kostnader kan ske på valfritt antal månader inom bokföringsåret. Inköp av lagervaror kontrolleras mot eget inköpsnummer med automatisk bokning av varubelopp och kursdifferenser. Man kan även välja konto genom att titta på tidigare fakturor och tillhörande verifikat. Valfri text kan registreras på varje konteringsrad, men som förslag erhålls leverantörens namn och fakturanummer. Denna text är sedan sökbar i rutinen Visa konton/verifikat.
Inventarieredovisningen är integrerad mot fakturaregistreringen. De konton som skall användas läggs in och då registreras inköpet direkt som inventarie.

Utbetalning
Utbetalning kan ske via internet till bank- och plusgiro med det nya säkerhetskortet BgCom. Avier kan skrivas ut om så önskas. I betalningsförslaget visas de fakturor som skall betalas enligt valt datum med ett totalbelopp direkt på skärmen. Systemet hanterar betalningar såväl inom Sverige som till utlandet. Samtliga kreditnotor från leverantören tas alltid med vid utbetalningen. Betalning sker på det betalningsdatum som registrerats på fakturan inte på förfallodatum. Utbetalningsjournal och verifikation skapas för varje utbetalningsdag.

Säljstöd

• Personregister kopplat till kund, leverantör eller allmän
• Kundklubbsfunktion med säljstatistik och bonushantering
• Aktiviteter som kopplas till person, order, kund eller leverantör
• Integrering till SMS och Epost -aviseringar
• Stora urvalsfunktioner för marknadsbearbetningar
  
  

Ladda ner säljstöd

Fler funktioner:

• Bearbetning av nya kunder
• Information om varusortiment
• Besöksplanering

Kontaktregister
I kontaktregistret lägger man in adresser till personer. Dessa kan kopplas till kunder, leverantörer eller övriga, exempelvis prospekts hos potentiella kunder. I registret går det även att lägga in information om intressen, preferenser, aktiviteter med mera, samt fritext. Registret kan användas för sökningar och utskick av nyhetsbrev, tidningar och produktblad. Möjligheter finns att göra urval genom att kombinera olika typer av information; adresser, säljare, distrikt, kategori med mera. Du kan även skriva ut adressetiketter, samt ta fram rapporter för telefonbearbetning eller besöksplanering. Samtliga uppgifter i kontaktregistret är öppna för sökning. Använd till exempel del av namn för att se vilka som matchar sökordet.

Aktiviteter
Aktiviteter kan kopplas till kunder, leverantörer, personer i kontaktregistret, order eller endast till den användaren som skapat den. Varje händelse innehåller aktivitetstyp, plats, datum och tid, samt status. Valfri text kan även läggas in. Uppföljning kan ske via bildskärm eller rapporter, såsom till exempel besöksrapportering av säljare. Vid koppling till order kan aktiviteten skrivas ut tillsammans med följesedel eller utleveranskvitto. Samtliga aktiviteter kan sökas med urval på datum, status, användare, kund med mera. Välj status "Bevakning" samt datum och säljare för att se dina aktuella aktiviteter.

Strukturregister

• Allmän funktion för fler artiklar till ett pris
• Vid kundorderstyrd produktion byggs strukturen i ordern
• Flertal funktioner för prissättning både för kund- och kostpris
• Används även för bruten förpackning med annan prissättning
• Sälj ett ställ med varor för ett pris
  
  

 Ladda ner strukturregister

Fler funktioner:

• Julkorg som innehåller flera artiklar
• Artikel som produceras av komponentprodukter enligt beställning från kund

Strukturartikel - en struktur i en nivå
En strukturartikel innehåller komponenter. En komponent kan vara en lager- eller tjänsteartikel. En order på en strukturartikel medför att ingående komponeneters ordersaldon räknas upp, samt vid utleverans alla komponenters lagersaldon räknas ner. En strukturartikel kan normalt inte innehålla en annan strukturartikel. Artiklar med serienummer och batchnummer kan ingå.

Man kan välja om ingående komponenter i en strukturartikel skall skrivas ut på plocklista, följesedel och faktura. Ändrar man innehållet i strukturartikeln påverkas inte tidigare lagda order. Man kan ändra innehållet i en strukturartikel för en specifik order vilket inte kommer att påverka strukturartikeln när nästa order läggs in.

Orderläggning
En strukturartikel kan läggas upp utan komponenter om antal och komponenter varierar ofta från fall till fall. Då anges antal och komponenter i varje order. Man kan alltså ändra i strukturartikeln för en viss kundorder. Ändringen kan bestå av borttagning och tillägg av komponenter, samt ändring av ingående mängd. Ändring kan ske även om delleverans redan gjorts och avser då kvarvarande antal som skall
levereras.

Prisinformation
Täckningsgraden beräknas automatiskt av komponenterna då man satt strukturartikeln till kalkyltyp "AUTOKALKYL". Kalkylpriset beräknas automatiskt från ingående komponenters kalkylpriser. Möjlighet finns att sätta en strukturartikel till kalkyltyp "MANUEL KALKYL" exempelvis om kalkylpriset beräknas i annat system.

Statistik
Försäljningspriset uppdaterar endast strukturartikeln men utlevererat antal visas även på komponenterna.

Variantartiklar

• Produktinfo kan komma från leverantörer
• Produktdatabas skapas som söks samtidigt med artiklarna
• Uppläggning av varianten skapas för alla storlekar automatiskt
• Modellnummer färg och storlek hanteras med egna lagersaldon
• Statistik och inköpsbehov visas per storlek och totalt för modell
  
  

• Hantering av storlekar, färger

Användningsområde
Variantartiklar kan användas till flera branscher och funktioner. Exempel är produkter med storlekar och/eller färger där man vill hålla reda på lagersaldot för varje variant. Alternativ är tjänstartiklar som avser arbetad tid där val av person som utfört arbetet utgör varianten.

Uppläggning av varianter
Först läggs produkten in i artikelregistret. Detta är en fiktiv artikel som håller ihop de tillhörande varianterna. Denna kallas för "variantbas". Till denna produkt kopplas en varianttyp som man själv definierar. Det kan till exempel vara en storleksstege. Den innehåller koden och benämningen för de varianter som finns till produkten. Samma varianttyp kan användas till flera produkter. Efter valet av varianttyp kan man automatiskt skapa samtliga varianter för produkten och även ta bort någon som ej önskas.

Kundorder
Vid orderläggning används produktnumret och då visas samtliga varianter samt disponibelt lager. Önskar man sälja en kollektion används en fördelningsmall som skapar samtliga orderrader för ett önskat antal totalt. Man kan även lägga order på en enskild variant genom att söka upp artikeln i funktionen "Sök artikel". All statistik lagras ända ner på varianterna och bildar även underlag för beställningar till leverantör.

Butikskedjor

Genom att dra nytta av Gardeco Affärssystems särskilda funktioner för butikskedjor kan man centralisera administrationen och rapporteringen för alla butiker.

Automatiskt inköpsförslag på samtliga butikers behov
Affärssystemet skapar ett automatiskt inköpsförslag för samtliga butiker baserat på försäljning och aktuellt lagersaldo. Förslaget kan ändras på butiksnivå och skickas lätt i väg till respektive leverantör med en knapptryckning. Beställningen finns sedan i respektive butik.

Titta på annan butiks lager
Att titta på andra butikers lagersaldo av en specifik produkt, är fullt möjligt.

Presentkort
Ett presentkort som sålts i butik 1 kan lösas in i butik 2.

Bonuskort och bonuspoäng
Bonuskort som skickats ut gäller i samtliga butiker.

Gemensam kundklubb
Om till exempel en kund registrerar sig i en butik kommer denna att finnas i övriga butikers kundklubb.

Gemensam artikeldata
Huvudkontoret kan ansvara för artikeluppläggning. Artiklarna överförs automatiskt till respektive butik.

Försäljningsstatistik
Den försäljning som gjorts i respektive butik överförs till huvudkontoret som sedan kan göra analyser. Besöksräknare kan installeras som kopplas till säljstatistik.