• vad ar ett affarssystem text1

Effektiviserar processer

Att ha kontroll över sina affärs- och arbetsprocesser är en förutsättning för ett seriöst företag. Ett sätt att få kontroll är att införskaffa ett affärssystem. Men vad är egentligen ett affärssystem?

Ett affärssystem handlar i första hand inte om teknik, utan om förmågan att analysera, förstå och utveckla sin verksamhet. Utgångspunkten är en databas som lagrar alla transaktioner som har strategisk, taktisk och operativ betydelse för företaget, där allt kan lagras på ett och samma ställe. Ett affärssystem är ett programpaket med integrerade IT-system som tar hand om ett företags informationshantering, styrningsbehov och administration.

Affärsnyttan
Den affärsnytta, fördel eller vinst som utgörs, är relaterade till systemen. Det gäller för organisationer, ledningspersoner och medarbetare att försöka använda systemet så maximalt som möjligt. Ju fler personer som använder systemet, desto större synergier utvinns. Målet med ett affärssystem är att heltäckande integrera data för att stötta alla betydande funktioner i organisationen, effektivisera processer och skapa en förbättring av beslutskvalitet. Med full kontroll över verksamheten underlättas en rationell styrning.

Värdet av ett affärssystem
En definition är "övergripande standardssystem som ska stödja verksamhetens värdeskapande processer". Detta innebär att systemet utgår ifrån standardiserade funktioner, men med anpassningar till den verksamhet som bedrivs. Till en början utvecklades affärssystem för tillverkningsindustrier, framför allt bilindustrin. Men med fördel har många andra branscher tagit efter - bland annat modebranschen, där en branschlösning inom retail fungerar mycket väl. Med värdeskapande processer menas att en produkt eller tjänst genom sina aktiviteter förädlas i en värdekedja. Vid val av ett helintegrerat system är det viktigt att framför allt distributionsplaneringen fungerar, det vill säga det som hjälper detaljister att hantera logistik och lager. Affärssystem brukar också benämnas ERP (Enterprice Resource Planning). 

Gemensam databas
Affärssystem är uppbyggda i delsystem som kan stödja redovisning, order och lagerbehandling, reskontror, produktions-, projekt- och resursplanering, samt inköp, tidredovisning och personaladministration. Allt beroende på vilken bransch systemet är anpassad till och vilket system man väljer. Den gemensamma databasen är uppbyggd av olika tabeller där informationen lagras. Beslutet att investera i ett affärssystem är ofta resultatet av en lång process som även leder till en långsiktig relation mellan företag, affärssystem och leverantör.

Filosofin bakom ett affärssystem
Att använda ett affärssystem handlar om att kunna se helheten i ett företag, där varje del är viktig för att spegla denna helhetsbild. Med hjälp av detta skapas också en transparens som ger såväl ledning som kärnpersonerna i en organisation möjlighet att kunna agera snabbt - om så krävs. Det handlar också om att slippa använda många olika system som inte kan "prata" med varandra. Med ett integrerat helhetssystem går det att undvika onödig administration.

 

Operativa fördelar
  • Minskade kostnader
  • Kortare ledtider
  • Produktivitets- och kvalitetsförbättringar
  • Förbättrad kundservice
Ledningsfördelar
  • Bättre resurshantering
  • Förbättrad beslutsfattande och dito planering
  • Verksamhetsförbättringar
Strategiska fördelar
  • Tillväxt
  • Samarbeten
  • Innovationer
  • Kostnadsledarskap
  • Produktdifferentiering
  • Expansion
  • Konkurrensfördelar
IT-infrastrukturfördelar
  • Lägre IT-kostnader
Organisationsfördelar
  • Nya arbetssätt
  • Gemensam vision

Delsystem och processer

flodesillustration1

Exempel på hur en process och delsystem kan se ut på Gardeco Affärssystem

Hitta till oss!